Mahnungen werden üblicherweise im Anschluss an den Versand von Rechnungen an den Kunden geschickt, wenn die Rechnung innerhalb der Rechnungsfrist nicht bezahlt wurde. Die Rechnung soll eine Möglichkeit darstellen, um den Kunden an die Begleichung der Rechnung zu erinnern. Üblicherweise besteht der Mahnlauf aus drei Stufen.

Wurde die Rechnung bis zur Zahlungsfrist nicht beglichen, folgt die erste Zahlungserinnerung, die meist noch ohne Mahngebühren erfolgt, aber gleichzeitig auch die erste Mahnung darstellt. In der 2. Mahnung wird der Kunde etwas ernster auf die Begleichung des Betrages gedrängt und es können auch schon Mahngebühren aufgeschlagen werden. Bei der dritten Mahnung kann auch schon mit rechtlichen Schritten gedroht werden, bevor die Rechnung an ein Inkassobüro oder einen Anwalt gegeben wird.